Einladungslinks und QR-Codes

Mit einem Einladungslink tritt eine ganze Gruppe einem Workspace bei – an einer Sitzung, über das Anschlagbrett, über die Folie am Elternabend. Alle treten mit ihrem eigenen Konto bei und bestätigen ihre eigene E-Mail-Adresse; niemand wird von jemand anderem hinzugefügt. Die Rolle ist vorab festgelegt und immer eine kostenlose: Freiwillige oder Betrachter.

Einen Link erstellen

1. Öffne die Workspace-Einstellungen: dein Avatar (oben rechts) → Workspace → Einladungslinks. Diesen Bereich sehen nur Owner und Admins.
2. Wähle unter Wer beitritt, wird entweder Freiwillige – arbeiten an Karten mit, gratis oder Betrachter – lesen die Boards, gratis.
3. Wähle, wie lange Der Link gilt (1, 7, 14 oder 30 Tage) und Für bis zu wie viele Personen (10, 25, 50, 100 oder 250).
4. Klicke auf Link erstellen.

Der Link und sein QR-Code werden nur jetzt angezeigt: Contals behält nur einen Fingerabdruck des Links, nie den Link selbst. Unter dem Link steht sein Beitrittscode – zehn Buchstaben und Ziffern wie K7M-4PQ2-XAB – für alle, die den Link nicht anklicken oder den QR-Code nicht scannen können; auch er wird nur jetzt angezeigt. Schicke den Link mit Teilen, kopiere ihn mit Link kopieren oder öffne gleich die QR-Seite zum Drucken.

Den Link teilen

Teilen öffnet das Teilen-Menü deines Handys mit einer kurzen Nachricht in deiner Sprache: dem Link und dem Code mit der Adresse, an der man ihn eintippt. Wähle eine WhatsApp-Gruppe, Signal, eine Mail oder eine andere App auf deinem Handy.

Am Computer ohne Teilen-Menü öffnet Teilen stattdessen eine Zeile unter dem Knopf: die Nachricht zum Lesen, Nachricht kopieren, WhatsApp (öffnet WhatsApp mit der Nachricht, in der App oder im Web) und E-Mail (öffnet dein Mailprogramm mit der Nachricht). Schicke sie nur an die Gruppe – wer den Link oder den Code hat, kann beitreten, bis der Link endet.

Die QR-Seite zum Drucken

Die Seite zeigt die Namen eurer Organisation und eures Workspaces, den QR-Code und daneben in großer Schrift die Adresse zum Eintippen – app.contals.com/join – mit dem Beitrittscode, die Rolle, das Ablaufdatum und drei kurze Schritte für Neue. Klicke auf Drucken – Menüs und Knöpfe fehlen auf dem Papier. Die Seite funktioniert nur im Tab, in dem du den Link erstellt hast; später oder in einem anderen Tab erstellst du für einen Ausdruck einen neuen Link.

Über einen Link beitreten

Wer den Link öffnet, sieht, welcher Workspace einlädt und als was.

• Angemeldet: Klick auf {workspace} beitreten – fertig.
• Noch kein Konto: Auf derselben Seite Erstelle dein kostenloses Konto ausfüllen – Name, E-Mail-Adresse, Passwort und die Altersbestätigung – und auf Konto erstellen und beitreten klicken. Nach der Bestätigung der E-Mail-Adresse ist die Person im Workspace. Wer so beitritt, bekommt keine eigene Organisation.
• Konto vorhanden, abgemeldet: Ich habe ein Konto – anmelden, dann beitreten.
• Mit Google, Microsoft oder einem anderen Anbieter: Dieselbe Seite bietet sie an (und Weiter mit SSO); ein so erstelltes neues Konto tritt sofort bei, ein bestehendes kommt auf die Seite zurück und tritt bei.

Verlangt die Organisation die Zwei-Faktor-Anmeldung, steht das auf der Seite; die Person richtet sie nach dem Beitritt einmal ein. Gehört eine Adresse zu einer Organisation mit Single Sign-on, zeigt die Seite Deine Organisation verlangt für diese Adresse Single Sign-on, und die Person meldet sich zuerst per SSO an.

Mit einem Code beitreten

Einen Code auf einem Plakat oder in einer Nachricht bekommen? Er funktioniert wie der Link:

1. Öffne app.contals.com/join im Browser deines Handys oder Computers.
2. Gib den Code unter Beitrittscode ein – groß oder klein, mit oder ohne Bindestriche. Ein O zählt als Null, ein I oder L als Eins.
3. Klicke auf Weiter. Es öffnet sich dieselbe Beitrittsseite wie mit dem Link: anmelden und beitreten oder dort ein Konto erstellen.

Ein Code gehört zu seinem Link: dieselbe Rolle, dasselbe Ablaufdatum, dieselbe Zahl an Plätzen. Endet der Link, funktioniert auch sein Code nicht mehr – die Seite sagt dann Dieser Code funktioniert nicht. Ein neuer Link bekommt einen neuen Code.

Was Beitretende sehen

Freiwillige und Betrachter sehen die Boards, die mit dem Workspace geteilt sind – nie ein privates Board. Unter der Rolle nennt der Abschnitt die Boards, die Freiwillige sehen (oder Betrachter), und die privaten Boards, die du öffnen kannst, unter Privat – nur ihre Mitglieder sehen sie. Diese Boards mit dem Workspace teilen öffnet sie gleich dort für alle im Workspace; jede Änderung wird protokolliert wie in den Board-Einstellungen. Wer beitritt, bevor ein Board geteilt ist, liest Noch ist kein Board mit dir geteilt – frag … mit dem Namen der Person, die eingeladen hat.

Wer beigetreten ist, und einen Link beenden

Jeder Link in der Liste zeigt seine Rolle, wie viele Personen von wie vielen Plätzen beigetreten sind und bis wann er funktioniert. Wer beigetreten ist listet die Personen mit dem Datum ihres Beitritts. Link beenden stoppt den Link sofort; wer beigetreten ist, bleibt Mitglied.

Jemand, den du nicht kennst? Entferne die Person oben in der Mitgliederliste – über denselben Link kommt sie nicht wieder herein.

Grenzen und Sicherheit

• Höchstens 5 Links funktionieren gleichzeitig, und pro Workspace und Tag lassen sich 20 erstellen.
• Ein Link endet an seinem Ablaufdatum, wenn alle Plätze vergeben sind oder wenn du ihn beendest. Er funktioniert auch nicht mehr, wenn die Person, die ihn erstellt hat, nicht mehr Owner oder Admin des Workspaces ist.
• Wer den Link hat, kann beitreten, bis er endet: Teile ihn nur mit der Gruppe, wähle eine kurze Zeit und wenige Plätze, und beende ihn, wenn alle dabei sind.
• Der Beitrittscode ist kurz, damit man ihn eintippen kann. Contals behält nur einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Fingerabdruck davon, ein Code funktioniert nur, solange sein Link funktioniert, und nach vielen Versuchen aus demselben Netzwerk bittet die Seite, eine Minute zu warten.
• Beitreten braucht eine bestätigte E-Mail-Adresse und geht nicht, solange die Organisation schreibgeschützt ist.
• Erstellen, Beenden und Benutzen eines Links stehen im Audit-Log.
• Ein Link wird 90 Tage nach dem Ablaufdatum gelöscht, mit dem er erstellt wurde; wer beigetreten ist, bleibt Mitglied.

Für einzelne Personen ist eine Einladung per E-Mail meist die bessere Wahl: Sie funktioniert für jede Rolle und nur für die eingeladene Adresse.