Terminumfragen und Buchungsseiten

Zwei Power-Ups der Kategorie Terminfindung ersetzen ein eigenes Umfrage- oder Buchungswerkzeug: Terminumfrage findet einen Termin auf einer Karte, Buchungsseite lässt Leute ein freies Zeitfenster buchen. Board-Admins schalten sie unter Power-Ups ein; beide schalten Fälligkeiten mit ein.

Terminumfrage

1. Karte öffnen → Termin finden → Tage oder Zeitfenster hinzufügen (in einer Zeitzone deiner Wahl) → Umfrage erstellen.
2. Board-Mitglieder stimmen direkt in den Kartendetails ab: Ja, Wenn nötig oder Nein.
3. Für Leute außerhalb des Boards wählst du Öffentlichen Link erstellen und teilst ihn. Gäste stimmen mit ihrem Namen ab, ohne Konto; eine E-Mail-Adresse ist freiwillig und dient nur dazu, ihnen den endgültigen Termin zu schicken.
4. Antworten kommen live an. Die besten Optionen sind hervorgehoben, und eine Tabelle zeigt, wer was geantwortet hat.
5. Wählen legt den endgültigen Termin fest: Die Umfrage schließt, der Termin wird zur Fälligkeit der Karte, und eine Kalenderdatei (.ics) steht bereit. Gäste mit Adresse bekommen den Termin per E-Mail – ihre Adresse wird gleich danach gelöscht.

Optionen: Ergebnisse erst nach der eigenen Antwort zeigen, ein Limit pro Option, eine Höchstzahl Teilnehmende, eine Frist (Abstimmen bis), Kommentare zur Umfrage. Die Board-Seite Umfragen listet alle Umfragen des Boards. Ein Board-Admin kann öffentliche Links verbieten: Öffentliche Links erlauben auf der Seite Power-Ups.

Buchungsseite

1. Board-Kopf → Buchungen → Neue Buchungsart: ein Name, die Dauer, Ort oder Video-Link, Wöchentliche Zeiten mit Ausnahmen für einzelne Daten, Puffer davor und danach, ein Mindestvorlauf, ein Maximum pro Tag, der Abstand der Startzeiten, wie weit im Voraus gebucht werden kann, die Liste für neue Buchungen und Fragen an die buchende Person.
2. Öffentlichen Link erstellen und teilen.
3. Auf der öffentlichen Seite wählen Besucherinnen und Besucher einen Tag und eine freie Zeit – angezeigt in ihrer eigenen Zeitzone – und buchen mit Namen und E-Mail-Adresse.
4. Jede Buchung wird zur Karte in der gewählten Liste mit dem Tag der Buchung als Fälligkeit (die Uhrzeit steht in der Buchung, im Workspace-Kalender und in der Kalenderdatei), und das Zeitfenster verschwindet für die nächste Person. Die buchende Person bekommt eine Bestätigung per E-Mail mit Kalenderdatei und einem Link zum Verschieben oder Absagen; die Gastgebenden bekommen einen Eintrag in der Inbox.

Board-Mitglieder sehen die Buchung in den Kartendetails; Bearbeitende und Admins sehen auch Name, E-Mail-Adresse und Antworten der buchenden Person (sie liegen getrennt vom Board, Betrachter, Freiwillige und Gäste erhalten sie nie) und können die Buchung absagen (die buchende Person wird per E-Mail benachrichtigt). Admins können mit Personendaten löschen vorzeitig löschen: Die Angaben werden gelöscht, die Karte erhält einen neutralen Titel wie „Erstgespräch · Daten gelöscht“, und ihre früheren Titel verschwinden aus dem Board-Verlauf. Sonst werden die Angaben 90 Tage nach dem Termin automatisch gelöscht. Die E-Mail-Adresse eines Umfrage-Gasts dient nur der E-Mail mit dem endgültigen Termin und wird danach gelöscht, spätestens 90 Tage nach dem letzten Termin der Umfrage.

Wer was auf den öffentlichen Seiten sieht

• Jede öffentliche Umfrage, Buchungsseite und jedes öffentliche Board sagt, wer dahintersteht: der Name deiner Organisation (mit nur einem Workspace der Name des Workspace). Auch die Bestätigung an die buchende Person nennt ihn.
• In einer öffentlichen Umfrage erscheinen Board-Mitglieder mit dem Vornamen („Anna“); schalte in den Einstellungen der Umfrage Auf der öffentlichen Seite nur Vornamen aus, um volle Namen zu zeigen. Gäste lesen, dass ihr Name für alle sichtbar ist, die den Link haben. Ein Termin, den jemand nicht beantwortet hat, erscheint als „–“, nicht als Nein.
• Die Karte einer Buchung trägt nur den Namen der Buchungsart. Schalte in der Buchungsart Name der buchenden Person im Kartentitel ein für Titel wie „Erstgespräch · Max Muster“ – dann sehen alle auf dem Board, wer gebucht hat. Für vertrauliche Termine wie Seelsorge oder Beratung nimm ein privates Board, das nur die Personen öffnen können, die diese Termine führen.
• Zeitzonen erscheinen als Stadt und Abstand zu UTC, zum Beispiel „Zurich (UTC+2)“.

Links und Missbrauch melden auf öffentlichen Seiten

• Web-Adressen in deinen Texten auf den öffentlichen Seiten – die Beschreibung einer Umfrage oder einer Buchungsart, ein Ort – sind anklickbar, wenn deine Organisation einen Plan bezahlt oder den gemeinnützigen Tarif bewilligt bekommen hat. Sonst erscheinen sie als Text, mit dem Hinweis, eine Adresse vor dem Öffnen zu prüfen (was der Gratisplan weglässt). Kommentare von Besuchenden werden nie zu Links.
• Am Ende jeder öffentlichen Umfrage- und Buchungsseite öffnet Missbrauch melden ein kurzes Formular an Ort und Stelle: was nicht stimmt (Spam oder Werbung, Phishing oder Betrug, Illegale Inhalte oder Etwas anderes), freiwillig Details ohne Personendaten, dann Meldung senden. Contals fragt nicht, wer meldet, speichert weder Adresse noch IP-Adresse der meldenden Person und schaut sich die Seite an.
• Solange eine Gratis-Organisation ruht, nehmen ihre öffentlichen Seiten keine neuen Einträge an (wenn eine Gratis-Organisation ruht).

Achtung

Nutze öffentliche Buchungs- oder Umfragelinks nicht auf Boards mit heiklen Inhalten – siehe den Leitfaden für heikle Boards.