Organisations-Einstellungen

Die Organisation ist die Ebene über deinen Workspaces: Sie hält Abrechnung, Admins, Single Sign-on, die Pflicht zur Zwei-Faktor-Anmeldung, das Audit-Log und die KI-Einstellungen. Contals legt sie mit deinem ersten Workspace automatisch an; der erste Willkommensschritt fragt nach ihrem Namen (er benennt auch den ersten Workspace). Du öffnest sie aus den Workspace-Einstellungen → Organisations-Einstellungen. Die Seite listet ihre Teile daneben auf (auf dem Handy darüber) – ein Klick springt zum Teil.

Allgemein und Workspaces

• Name der Organisation.
• Workspaces: alle Workspaces der Organisation. Neuer Workspace legt einen weiteren an – praktisch für Dachorganisationen, Kirchen mit mehreren Standorten oder Agenturen mit einem Workspace pro Kunde. Wie viele Workspaces möglich sind, hängt vom Plan ab.

Titel in Links

Links auf Boards und Karten enthalten den Titel, damit man sie erkennt, zum Beispiel …/b/sommerlager-brd_…. Solche Links landen im Browserverlauf, in Lesezeichen, in Chat-Vorschauen und in den Protokollen von Netzwerken und Proxys. Owner und Admins können Keine Titel in Links einschalten: Dann enthält jeder Link auf ein Board, eine Karte, einen Workspace oder einen gespeicherten Filter der Organisation nur die ID – in der App, in E-Mails, Kalender-Abos, Dateinamen von Exporten und der API. Alte Links funktionieren weiter. Vertrauliche Boards haben nie Titel in ihren Links, egal wie diese Einstellung steht.

Organisations-Admins

Admins verwalten Workspaces, Abrechnung und Sicherheit. Board-Inhalte sehen sie nur, wenn sie Mitglied eines Boards sind. Admin werden kann nur, wer schon in einem Workspace der Organisation ist: Sonst sagt die Seite das und verlinkt zu den Mitgliedern des Workspaces, wo du die Person zuerst einlädst.

Abrechnung

Der Abschnitt zeigt den Plan und die verrechenbaren Plätze: Vollmitglieder (Owner, Admins, Mitglieder), einmal pro Person über alle Workspaces der Organisation gezählt. Freiwillige, Gäste und Betrachter zählen nicht. Abrechnung und Pläne öffnet die Abrechnungsseite – siehe Pläne und Abrechnung.

Datenschutz

• Datenschutzkontakt: Wen wir bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten neben den Ownern benachrichtigen (AVV §9.1), zum Beispiel eure Datenschutzbeauftragte oder eine Funktionsadresse. Owner und Admins tragen ihn ein oder entfernen ihn. Ohne Eintrag benachrichtigen wir nur die Owner.
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Ein Owner nimmt hier den geltenden AVV an – AVV lesen, das Häkchen setzen, AVV annehmen. Danach zeigt die Seite, wer ihn wann in welcher Version angenommen hat; erscheint eine neue Version, bietet sie die Annahme erneut an. Beide Änderungen stehen im Audit-Log (ohne die Adresse).

Export

Mit den Plänen Team und Business exportieren Eigentümer der Organisation auf einmal jeden Workspace, in dem sie Owner oder Admin sind – mit den Boards, die sie lesen können – als JSON; im Gratisplan exportierst du Boards und Workspaces einzeln. Der Export wird protokolliert. Siehe Datenexport.

Sicherheit · Single Sign-on (SSO)

Bestätigte E-Mail-Domains, die Verbindung zu eurem Identitätsanbieter (OpenID Connect oder SAML 2.0), Konten bei der ersten Anmeldung und die SSO-Pflicht – Owner bearbeiten, Admins lesen. Teil jedes bezahlten Plans (Team und Business). Siehe Anmeldemethoden und SSO.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Zeigt, wie viele Personen der Organisation die Zwei-Faktor-Anmeldung eingeschaltet haben und wer nicht. Owner können Zwei-Faktor-Anmeldung verlangen einschalten, sobald sie sie selbst haben: Dann richten alle, die in der Organisation arbeiten – Mitglieder, Freiwillige, Betrachter, Admins und Board-Gäste –, sie ein, bevor sie weitermachen. Zurücksetzen hilft jemandem, der Handy und Wiederherstellungscodes verloren hat und in keiner anderen Organisation arbeitet. Admins sehen den Abschnitt, ändern können ihn nur Owner. Siehe Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys.

Audit-Log

Audit-Log öffnen zeigt Ownern und Admins, wer Rollen, Board-Zugriffe, Anmeldeeinstellungen, Abrechnung und Einstellungen geändert hat, und jedes Öffnen eines vertraulichen Boards – mit Filtern und CSV-Download, in jedem Plan. Siehe Audit-Log.

KI

Owner und Admins verbinden das eigene KI-Modell der Organisation, legen fest, welche Daten gesendet werden dürfen und welche Funktionen und Workspaces KI nutzen, und sehen den Token-Verbrauch. KI bleibt aus, bis sie hier eingeschaltet wird. Siehe Dein eigenes KI-Modell.

Organisation löschen

Owner löschen die ganze Organisation unten auf der Seite: Organisation löschen … öffnet den Abschnitt direkt an seinem Platz, du gibst den Namen der Organisation ein und wählst In 30 Tagen löschen. Ein Abo, das sich verlängert, wird zuerst gekündigt (Abrechnung und Pläne).

In den nächsten 30 Tagen ist die Organisation schreibgeschützt: Alle sehen einen Hinweis mit dem Datum, Boards zeigen, dass sie schreibgeschützt sind, und bieten keine Änderungen an, und alles lässt sich noch exportieren. Die Owner erhalten eine E-Mail zu Beginn, 7 Tage und 1 Tag vorher; alle anderen Mitglieder erhalten eine E-Mail mit dem Datum, und ihr Hinweis verlinkt zum Export ihrer eigenen Daten. Bis zu diesem Tag kann ein Owner Organisation behalten wählen – alles bleibt, wie es war.

Das Ende eines bezahlten Plans startet das nie: Die Organisation läuft im Gratisplan weiter, und nichts wird gelöscht (siehe Abrechnung).

Nach den 30 Tagen löscht Contals die Organisation mit allen Workspaces, Boards, Karten, Kommentaren, Dateien von Importen und Mitgliederlisten. Abrechnungsbelege bleiben 10 Jahre, wie es das Gesetz verlangt; Backups und nächtliche Kopien von Boards werden nach 35 Tagen gelöscht, und wird je eine davon wiederhergestellt, werden alle Löschungen erneut angewendet. Das Audit-Log hält die Anfrage, das Behalten und die Löschung fest.