Fassung 1.0 vom 16. Oktober 2026. Ein Ausgangspunkt für dein eigenes Verzeichnis (Art. 30 Abs. 1 DSGVO, Art. 12 revDSG mit Art. 24 DSV, KDG und DSG-EKD; in der Schweiz auch „Bearbeitungsverzeichnis“). Übernimm die passenden Einträge, passe sie an und streiche, was du nicht tust.
Wer braucht ein Verzeichnis? Nach der DSGVO sind Organisationen mit weniger als 250 Beschäftigten nur befreit, wenn die Verarbeitung gelegentlich erfolgt, kein Risiko birgt und keine besonderen Kategorien umfasst – eine Kirche, die regelmäßig Daten verarbeitet, aus denen die Religionszugehörigkeit hervorgeht, braucht eines. Nach dem revDSG sind Organisationen mit weniger als 250 Beschäftigten befreit, außer sie bearbeiten besonders schützenswerte Personendaten in großem Umfang oder betreiben ein Profiling mit hohem Risiko. Das kirchliche Recht verlangt in der Regel ein Verzeichnis. Im Zweifel führe eines: Es ist auch die Grundlage deiner Datenschutzhinweise und deiner DSFA.
Teil 1 – Gemeinsame Angaben (einmal ausfüllen)
| Angabe | Dein Eintrag |
|---|---|
| Verantwortlicher (Name, Adresse) | [Name der Kirche / des Vereins], [Adresse] |
| Vertretung / Kontaktperson | [Name, Funktion, E-Mail] – dieselbe Person in Contals als Kontaktperson für den Datenschutz eintragen (Einstellungen der Organisation → Datenschutz), damit Contals sie bei einem Vorfall erreicht |
| Datenschutzbeauftragte(r) (falls benannt oder vorgeschrieben) | [Name, Kontakt] (kirchliche Stellen: die zuständige kirchliche Datenschutzbeauftragte bzw. der zuständige Beauftragte) |
| Auftragsverarbeiter | Unique-P GmbH, Burengasse 11, 4655 Stüsslingen, Schweiz (betreibt Contals) – Auftragsverarbeitungsvertrag als Teil der Nutzungsbedingungen, in Contals angenommen von [Owner] am [Datum], Fassung [Datum des AVV] (die Einstellungen der Organisation zeigen, wer welche Fassung wann angenommen hat) |
| Unterauftragsverarbeiter | Cloudflare, Inc. (Hosting, EU-Jurisdiktion für gespeicherte Daten); DigitalOcean, LLC (eine zweite, von Contals verschlüsselte Backup-Kopie in Frankfurt); Stripe (nur für Abrechnungsdaten der Organisation); aktuelle Liste: contals.com/de/data-protection/subprocessors/ |
| Übermittlungen in Drittländer und Garantien | USA (Cloudflare, Inc.: Metadaten, möglicher Zugriff; Stripe): EU-US / Swiss-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln als Rückfallebene. Andere Länder (verbundene Unternehmen von Cloudflare für den Support): Standardvertragsklauseln. Schweiz (von dort wird Contals betreut): Angemessenheitsbeschluss der EU |
| Allgemeine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen | TOM von Contals (contals.com/de/data-protection/toms/): Speicherung in der EU, Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, standardmäßig private Boards, serverseitig geprüfte Rollen, Audit-Protokoll, Backups. Eigene Maßnahmen: [wer die Organisation verwalten darf, Zwei-Faktor-Anmeldung für alle verlangt, Austritte, Geräte, Aufbewahrungsregeln auf sensiblen Boards] |
Nicht Teil deines Verzeichnisses: was Contals als Verantwortlicher für sich selbst bearbeitet – Benutzerkonten und Anmeldung, Abrechnung, Sicherheitsprotokolle, die eigene Website und die Zählung von Seitenaufrufen ohne Cookies auf der Website und den Anmeldeseiten (Fathom Analytics). Das beschreibt die Datenschutzerklärung.
Teil 2 – Verarbeitungstätigkeiten (Beispiele)
A. Koordination von Bereichen, Projekten und Anlässen
| Angabe | Beispieleintrag |
|---|---|
| Zweck | Planung und Koordination von Bereichen, Gottesdiensten, Anlässen und Projekten; Aufgaben an Angestellte und Freiwillige verteilen |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO; für Daten, aus denen die Religionszugehörigkeit hervorgeht, Art. 9 Abs. 2 lit. d (Mitglieder und regelmäßige Kontakte einer religiösen Organisation ohne Gewinnerzielungsabsicht) oder Einwilligung; revDSG: überwiegendes Interesse / Einwilligung; kirchliches Recht: entsprechende Bestimmungen |
| Betroffene Personen | Angestellte, Freiwillige, beteiligte Mitglieder |
| Datenkategorien | Name, E-Mail, Rolle in Contals, zugewiesene Aufgaben, Kommentare, Status-Updates, Fälligkeiten, Aktivitätsverlauf; pro Person die Einstellungen für Benachrichtigungen und, wenn eingeschaltet, die Push-Abonnements ihrer Geräte |
| Empfänger | Mitglieder des jeweiligen Boards; die Person selbst (Benachrichtigungs-E-Mails und Push-Benachrichtigungen, bei vertraulichen Boards ohne Namen); Contals als Auftragsverarbeiter; der Push-Dienst des Browsers der Person stellt Push-Benachrichtigungen verschlüsselt zu |
| Löschfrist | Solange das Board genutzt wird; Boards vergangener Anlässe archiviert und nach [z. B. 2 Jahren] gelöscht; Konten ausgetretener Freiwilliger innerhalb von [z. B. 3 Monaten] entfernt |
B. Einteilung von Freiwilligen
| Angabe | Beispieleintrag |
|---|---|
| Zweck | Freiwillige für Gottesdienste und Anlässe gewinnen und die Aufgaben unter ihnen aufteilen |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. d, wo die Religionszugehörigkeit erkennbar ist; revDSG: Einwilligung oder überwiegendes Interesse |
| Betroffene Personen | Freiwillige (jede Person mit einem kostenlosen Konto) |
| Datenkategorien | Name, E-Mail, [Telefon, falls auf Karten notiert], Verfügbarkeit, übernommene oder zugeteilte Aufgaben (Karten und Checklistenpunkte mit Daten) |
| Empfänger | Koordination und Mitglieder des Boards; Contals; Cloudflare Email Service für Einladungen, Anmeldelinks und die Zusammenfassung per E-Mail |
| Löschfrist | [z. B. 12 Monate nach dem Anlass]; Konten ausgetretener Freiwilliger innerhalb von [z. B. 3 Monaten] entfernt |
| Hinweis | Personen ohne Konto können nur an Terminumfragen teilnehmen oder Termine buchen (Tätigkeit F); Freiwillige kommen über eine Einladung oder einen Einladungslink dazu (ein Link oder QR-Code für eine Gruppe; nur kostenlose Rollen, mit Ablaufdatum und Höchstzahl) |
C. Begleitung neuer Besuchender
| Angabe | Beispieleintrag |
|---|---|
| Zweck | Neue Besuchende, die um Kontakt gebeten haben, willkommen heißen und begleiten |
| Rechtsgrundlage | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, 9 Abs. 2 lit. a DSGVO; Art. 6 Abs. 7 revDSG), beim ersten Kontakt dokumentiert |
| Betroffene Personen | Besuchende, Neue |
| Datenkategorien | Name, Kontaktdaten, Interessen, Notizen zur Begleitung (sachlich, knapp) |
| Empfänger | Willkommensteam (privates Board); Contals |
| Löschfrist | [z. B. 6 Monate nach dem letzten Kontakt, außer die Person wird Mitglied] |
D. Gebetsanliegen (nur wenn du Contals dafür nutzt)
| Angabe | Beispieleintrag |
|---|---|
| Zweck | Gebetsanliegen mit Einwilligung der anfragenden Person an das Gebetsteam weitergeben |
| Rechtsgrundlage | Ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO; Art. 6 Abs. 7 revDSG); kirchliches Recht entsprechend |
| Betroffene Personen | Anfragende und von ihnen erwähnte Personen |
| Datenkategorien | Vorname oder Initialen, das Anliegen (kann Gesundheitsdaten enthalten); keine Nachnamen Dritter |
| Empfänger | Nur das Gebetsteam (privates Board, in seinen Einstellungen als vertraulich markiert) |
| Löschfrist | Kurz, z. B. 3 Monate nach dem Anliegen |
| Hinweis | DSFA durchführen (siehe Leitfaden für heikle Boards); keine KI, keine Chat-Integrationen |
E. Kinder- und Jugendarbeit
| Angabe | Beispieleintrag |
|---|---|
| Zweck | Gruppen, Lager und Einsatzpläne der Leitenden planen |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO; Einwilligung der Eltern, wo nötig |
| Betroffene Personen | Leitende (Freiwillige); Kinder und Jugendliche nur soweit nötig |
| Datenkategorien | Leitende: Name, Rolle, Aufgaben. Kinder: Vornamen oder Gruppenlisten nur wenn nötig; keine Gesundheits-, Allergie- oder Vorfallsangaben in Contals |
| Empfänger | Mitglieder des Leitungs-Boards; Contals |
| Löschfrist | [z. B. Ende der Saison / des Lagers + 6 Monate] |
| Hinweis | Meldungen und Dokumentation im Rahmen des Schutzkonzepts gehören in ein eigenes, zugangsbeschränktes System, nicht auf ein Board |
F. Terminumfragen und Terminbuchungen (Power-Ups)
| Angabe | Beispieleintrag |
|---|---|
| Zweck | Einen Termin mit Teilnehmenden finden; Termine buchen lassen (z. B. Taufgespräche, Raumübergaben) |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO (die Person möchte teilnehmen oder buchen); revDSG: überwiegendes Interesse |
| Betroffene Personen | Mitglieder und Personen ohne Konto, die an einer Umfrage teilnehmen oder buchen |
| Datenkategorien | Name, E-Mail-Adresse (bei Umfragen freiwillig), Antworten auf die Buchungsfragen, gewählte Zeit; auf der öffentlichen Umfrageseite erscheinen Mitglieder mit Vornamen (volle Namen nur, wenn die Organisation sie einschaltet) |
| Empfänger | Mitglieder des Boards (die Karte mit Zeit und Status); Name, E-Mail-Adresse und Antworten der buchenden Person nur für Bearbeiter und Admins des Boards; wer den Link hat, sieht den Namen der Organisation (bei einer Organisation mit einem Workspace den des Workspace) und die Vornamen der Teilnehmenden; Contals |
| Löschfrist | E-Mail-Adressen von Umfragen werden nach dem Versand des endgültigen Termins gelöscht, spätestens 90 Tage nach dem letzten Termin der Umfrage; die Angaben einer buchenden Person werden 90 Tage nach dem Termin automatisch gelöscht, früher mit „Personendaten löschen“ auf der Karte (das benennt auch die Karte um) |
| Hinweis | Die Karte trägt die Terminart als Titel; den Namen der buchenden Person nur, wenn du das für die Terminart einschaltest – für heikle Termine ausgeschaltet lassen. Keine öffentliche Buchung für Seelsorgetermine auf einem normalen Board |
Teil 3 – In Contals nicht empfohlen
- Notizen aus Seelsorgegesprächen, Beichte, Informationen unter Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB, kirchliches Recht).
- Verdachtsfälle und Abklärungen zu Grenzverletzungen.
- Gesundheits- oder Krankenakten, Mitgliederregister mit Konfessionsangaben (dafür ist die Kirchenverwaltungssoftware da).